DOKUMEN REQUEST FOR PROPOSAL (RFP)
DOKUMEN SEBUT HARGA
TARIKH BUKA : 1 JUN 2020 (RABU) TARIKH TUTUP : 30 JUN 2020 (KHAMIS) MASA TUTUP : 12.00 TENGAHARI
Projek:
PEROLEHAN PERKHIDMATAN BAGI MENAIKTARAF SISTEM BERSEPADU PINJAMAN PELAJARAN NEGERI
SELANGOR KEPADA SISTEM PEMBIAYAAN PENDIDIKAN SELANGOR (SPPS)
NO. RFP: SH/SUKSEL/21-2020 Syarikat : (Cap Syarikat)
NO.
URUS SETIA PEROLEHAN
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI SELANGOR BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT,
TINGKAT 2, BANGUNAN SSAAS,
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI SELANGOR, 40000 SHAH ALAM, SELANGOR.
NEGERI SELANGOR
REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) UNTUK MENAIKTARAF SISTEM BERSEPADU
PINJAMAN PELAJARAN NEGERI
SELANGOR KEPADA SISTEM PEMBIAYAAN PENDIDIKAN SELANGOR (SPPS)
NO. RFP : SH/SUKSEL/21-2020
KANDUNGAN DOKUMEN1. SEKSYEN A – MAKLUMAT AM DAN ARAHAN RFP 2. SEKSYEN B – PROJECT OVERVIEW
3. SEKSYEN C – BUSINESS AND SOLUTION
IMPLEMENTATION REQUIREMENTS
4. SEKSYEN D – JADUAL TAWARAN HARGA
5. SEKSYEN E – LAMPIRAN
REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) UNTUK MENAIKTARAF SISTEM BERSEPADU PINJAMAN PELAJARAN NEGERI SELANGOR KEPADA SISTEM PEMBIAYAAN PENDIDIKAN
SELANGOR (SPPS)
NO. RFP : SH/SUKSEL/21-2020
______________________________________
SEKSYEN A
• MAKLUMAT AM
• ARAHAN RFP
• SENARAI SEMAK
______________________________________
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI SELANGOR
___________________________________________________________________
KENYATAAN TAWARAN NO. RFP : SH/SUKSEL/21-2020
Tawaran adalah dipelawa daripada Pembida-Pembida yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia serta berpengalaman dalam kerja-kerja berkaitan
seperti berikut :- Bil. No. RFP Butir-Butir Kenyataan
Tawaran RFP
Kelayakan Pembida
Syarat-Syarat Pembida
Harga (RM)
1. SH/SUKS EL/21- 2020
REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) UNTUK MENAIKTARAF SISTEM BERSEPADU PINJAMAN PELAJARAN NEGERI SELANGOR KEPADA SISTEM PEMBIAYAAN PENDIDIKAN SELANGOR
(SPPS)
Kementerian Kewangan
Malaysia 210103 DAN 210104 DAN 210106
DAN menghadiri taklimat
RFP pada 10 Jun 2020 jam 10.00
pagi di Bilik Mesyuarat MTES,
Tingkat Bawah, Bangunan SSAAS
Berdaftar dengan Kementerian
Kewangan Malaysia
DAN Berdaftar
dengan Kerajaan Negeri
Selangor (melalui Unit
Perancang Ekonomi
Negeri)
30.00
1. Dokumen tawaran ini hanya ditawarkan kepada Pembida yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dan Kerajaan Negeri Selangor melalui Sistem Tender dan Sebutharga Negeri Selangor. Dokumen tawaran boleh diperoleh melalui laman sesawang https://tender.selangor.my mulai 1 Jun 2020.
2. Pembida hendaklah menghantar dokumen berupa satu (1) set dokumen asal dan cakera padat mengandungi softcopy dokumen RFP yang telah lengkap diisi berpandukan Syarat-Syarat RFP hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat yang berlakri yang bertanda dengan Kod RFP bagi tawaran kerja yang berkenaan. Kedua- duanya hendaklah diikat dan dimasukkan ke dalam:
Peti Sebutharga
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor,
Bahagian Khidmat Pengurusan, Tingkat 18, Bangunan SSAAS 40000 Shah Alam, Selangor
Tarikh tutup : Selasa, 30 Jun 2020 jam 12.00 tengahari.
3. Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor tidak semestinya menerima tawaran yang terendah atau mana - mana tawaran.
Tarikh: FAZLINA BINTI HASHIM, S.I.S
Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Maklumat
(Kew.284-Pin. 5/94) LAMPIRAN Q
KERAJAAN MALAYSIA (ARAHAN PERBENDAHARAAN 170)
NEGERI SELANGOR
SEBUTHARGA UNTUK BEKALAN BARANG-BARANG/PERKHIDMATAN
Kepada (Nama Syarikat) Pelawaan Sebutharga dikeluarkan oleh Jabatan (Alamat Lengkap)
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor, Bahagian Pengurusan Maklumat, Tingkat 2, Bangunan SSAAS, 40503 Shah Alam, Selangor No. Telefon:
No. Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan:
No. Telefon: 03- 5544 7000 Kod Bidang Pendaftaran yang relevan dengan Tarikh: 1 Jun 2020 pembelian ini 210103 & 210104 & 210106
1. Sila beri sebutharga untuk bekalan /perkhidmatan yang disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:
1.1 Syarat Penyerahan/Penyempurnaan Seperti dinyatakan di dalam Syarat-syarat RFP 1.2 Tempoh Penyerahan/Penyempurnaan dikehendaki 12 bulan dari tarikh
menandatangani Surat Setuju Terima 1.3 Alamat Pengiriman Peti Sebutharga
Pejabat SUK Selangor, Bahagian Khidmat Pengurusan Tingkat 18, Bangunan SSAAS, 40000 Shah Alam, Selangor 1.4 Sebutharga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul surat berlakri dan
Bertanda: No. RFP SH/SUKSEL/21-2020
1.5 Sebutharga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengah hari 30 Jun 2020
1.6 Tempoh sah laku Sebutharga hendaklah 90 hari selepas tarikh tutup.
Tarikh: Mei 2020 Tandatangan: ……….………
Nama Pegawai: FAZLINA BINTI HASHIM, S.I.S
Jawatan : SETIAUSAHA BAHAGIAN, BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT
No. RFP: SH/SUKSEL/21-2020
Bil Perihal Barang-Barang/
Perkhidmatan dan Syarat-Syarat Khas
Bil Kuantiti Kos Seunit
(RM)
Jumlah Harga (RM)
Untuk Diisi Oleh Jabatan Untuk diisi Oleh Pembida
1 REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) UNTUK MENAIKTARAF SISTEM
BERSEPADU PINJAMAN PELAJARAN NEGERI SELANGOR
KEPADA SISTEM PEMBIAYAAN PENDIDIKAN SELANGOR (SPPS)
(Termasuk kerja-kerja yang dinyatakan di dalam Seksyen C):
Cukai Jualan dan Perkhidmatan (SST) 6%
JUMLAH BESAR
(i) Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan
(ii) Tempoh Pelaksanaan adalah selama ………...……....
Saya/Kami dengan ini menawar untuk membekalkan barang-barang/perkhidmatan di atas dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di atas dengan tertakluk kepada syarat-syarat di atas dan di belakang ini.
Tandatangan
Pembida ……….…..
Nama dan K/P ……….
Tarikh: ………. Alamat
Syarikat ………...
………...
………...
Mustahak – Lihat Syarat-Syarat Am Di Belakang
SYARAT-SYARAT AM
Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat-syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh Pembida.
1. KEADAAN BARANG/PERKHIDMATAN
Semua barang hendaklah tulen, baru dan belum digunakan.
2. HARGA
Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos tambahan yang berkaitan.
3. SEBUTHARGA SEBAHAGIAN
Sebutharga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian bilangan item.
4. BARANG-BARANG SETARA
Sebutharga boleh ditawarkan bagi barang-barang setara yang sesuai dengan syarat butir-butir penuh diberi.
5. PENYETUJUAN
(i) Kerajaan Negeri tidak terikat untuk menyetuju terima Sebutharga yang terendah atau mana-mana Sebutharga;
(ii) Tiap-tiap satu butiran akan ditimbangkan sebagai suatu Sebutharga yang berasingan.
6. PEMERIKSAAN
(i) Kerajaan adalah sentiasa berhak menghendaki barang- barang/perkhidmatan itu diperiksa atau diuji oleh seseorang pegawai yang dilantik olehnya dalam masa pembuatan atau pada bila-bila masa lain sebelum penyerahan;
(ii) Pembida hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau pengujian apabila dikehendaki.
7. PERAKUAN MENYATAKAN PENENTUAN TELAH DIPATUHI
Pembida dikehendaki memperakui bahawa perkhidmatan yang dibekalkan adalah mengikut penentuan atau piawai (jika ada) yang dinyatakan di dalam pelawaan ini.
8. PENOLAKAN
(i) Barang-barang/perkhidmatan yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada barang-barang yang telah dipersetujui Sebutharganya boleh ditolak.
(ii) Apabila diminta pembida hendaklah menyebabkan barang- barang/perkhidmatan yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri, dan ia hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan yang telah dilakukan mengenai barang-barang yang ditolak itu.
(iii) Fasal kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kemungkiran kontrak.
9. PENGIKLANAN
Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana Sebutharga boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan tanpa kelulusan Pegawai Kewangan Negeri terlebih dahulu.
10. TAFSIRAN
Sebutharga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia dan pembida bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul mengenai Sebutharga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.
11. INSURAN
Tiada apa-apa insurans atas barang-barang/perkhidmatan dalam perjalanan daripada negeri pembekal atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam Sebutharga.
BARANG-BARANG EKSTOK ATAU KELUARAN MALAYSIA
12. CUKAI
Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan.
13. PEMBUNGKUSAN
(i) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan.
(ii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau yang cacat hendaklah diganti oleh penjual.
14. PENGENALAN
Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri tempat asal. Barang-barang/perkhidmatan itu jika berkenaan hendaklah ditunjukkan.
BARANG-BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA
15. CUKAI
Harga tawaran hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai, unsur-unsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan.
16. MATAWANG
Sebutharga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM).
17. PEMBUNGKUSAN
(i) Barang-barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia melainkan jika mengikut norma perdagangan barang-barang itu dieksport dengan tidak dibungkus;
(ii) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan;
(iii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh pembida.
18. PEMBETULAN KESALAHAN
Sebarang pindaan atau pembatalan dalam sebut harga oleh pembida oleh pembida selepas dokumen sebut harga dihantar adalah tidak dibenarkan sama sekali.
Jika terdapat apa-apa perbezaan dalam pengiraan di dalam sebut harga ia akan dibetulkan oleh pihak SUK seperti berikut.
Jika terdapat perbezaan antara jumlah dalam bentuk angka dan perkataan, jumlah dalam bentuk perkataan akan diambil kira; dan
Jika terdapat perbezaan antara kadar unit dan jumlah yang didapati daripada pendaraban kadar unit dan bilangan, kadar unit yang dicatatkan akan diambil kira.
19. RASUAH
a. Sebarang perbuatan atau percubaan rasuah untuk menawar atau memberi, meminta atau menerima apa-apa suapan secara rasuah kepada dan daripada mana-mana orang berkaitan perolehan ini merupakan suatu kesalahan jenayah di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 (Akta 694).
b. Sekiranya mana-mana pihak ada menawarkan atau memberi apa-apa suapan kepada mana-mana anggota pentadbiran awam, maka pihak yang ditawarkan atau diberi suapan dikehendaki membuat aduan dengan segera ke Pejabat Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia atau balai polis yang berhampiran.
Kegagalan berbuat demikian merupakan suatu kesalahan di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 (Akta 694).
c. Tanpa prejudis kepada tindakan-tindakan lain, tindakan tatatertib terhadap anggota perkhidmatan awam dan menyenaraihitamkan Pembida atau pembekal boleh diambil sekiranya pihak-pihak terlibat dengan kesalahan rasuah di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 (Akta 694).
a. Mana-mana Syarikat atau pembekal yang membuat tuntutan bayaran berkaitan perolehan ini walaupun tiada kerja dibuat atau tiada barangan dibekal mengikut spesifikasi yang ditetapkan atau tiada perkhidmatan diberi dan mana-mana anggota perkhidmatan awam yang mengesahkan tuntutan berkenaan adalah melakukan kesalahan di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 (Akta 694).
ARAHAN KEPADA PEMBIDA
1) Sebutharga hendaklah dibuat di atas Borang Sebutharga (LAMPIRAN Q) yang dilampirkan bersama dokumen ini dan tidak boleh diceraikan. Kegagalan berbuat demikian akan menyebabkan tawaran ditolak.
2) Pembida yang berminat untuk menyertai sebut harga ini mestilah berdaftar
dengan yang berikut :
(i) Akuan Pendaftaran Kontraktor Kementerian Kewangan Malaysia.
Berdaftar Kementerian Kewangan Malaysia di bawah kod bidang 210103, 210104 DAN 210106
(ii) Akuan Pendaftaran Kontraktor Bumiputera Kementerian Kewangan Malaysia (jika ada)
(iii) Berdaftar dengan Unit Perancang Ekonomi (UPEN), Negeri Selangor
sebagai Kontraktor Negeri Selangor melalui Sistem Tender Online Negeri Selangor 2.0 (https://tender.selangor.my)
3) Pembida yang mengambil bahagian DIKEHENDAKI menghadiri taklimat RFP yang akan diadakan pada masa dan ketetapan berikut:
Tarikh : 10 Jun 2020 (Rabu) Masa : 10.00 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat MTES, Tingkat Bawah, Bangunan SSAAS, Pejabat SUK Selangor
(i) Kehadiran Pembida adalah WAJIB dan kegagalan menghadiri taklimat tersebut akan menyebabkan tawaran anda TIDAK DIPERTIMBANGKAN.
(ii) Bagi pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan hanya penama di Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat sahaja yang boleh menghadiri sesi taklimat RFP. Kontraktor/syarikat TIDAK BOLEH MEWAKILKAN pegawai selain daripada penama dalam Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat, Kementerian Kewangan.
(iii) Hanya terhad kepada dua (2) penama dalam Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dibenarkan untuk menghadiri sesi taklimat RFP ini.
(iv) Pembekal hendaklah membawa satu (1) Salinan Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat, Kementerian Kewangan dan Cap Syarikat semasa pendaftaran kehadiran sesi taklimat bagi tujuan semakan.
4) Tidak ada sebarang pertukaran (selain dari mengisi tempat kosong yang di kehendaki) boleh dibuat di mana - mana dokumen disertakan.
5) Jika ada catatan tambahan hendaklah dibuat berasingan dengan ringkas untuk merujuk ke mana-mana butiran dalam dokumen.
6) Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor berhak MENOLAK dan MENGGUGURKAN mana-mana Sebutharga yang didapati :
a) Menggunakan dokumen sebutharga selain daripada yang diisukan oleh Pejabat SUK Selangor
b) Tulisan atau angka-angka yang mengelirukan.
c) Sukar dibaca dan difahami.
d) Borang Sebutharga (LAMPIRAN Q) yang tidak lengkap/tidak disertakan.
e) Tidak mengikut atau melanggar SYARAT-SYARAT SEBUTHARGA.
f) Tidak membuat Sebutharga yang dinyatakan dalam Borang Sebutharga.
g) Maklumat atau jumlah wang ringgit yang dipertikaikan.
h) Tidak menulis nama, alamat dan maklumat Pembida.
i) Tulisan menggunakan pensel.
j) Pengiraan jumlah yang salah.
k) Tidak menepati spesifikasi yang diperlukan.
7) Cecair pemadam tidak dibenarkan untuk membuat perubahan pada harga/kadar harga. Sebarang perubahan tersebut hendaklah dibuat dengan memotong yang asal dan menulis yang baru di atasnya dan tandatangan ringkas pembetulan tersebut.
8) Pembida hendaklah membaca dan memahami keseluruhan arahan-arahan di dalam bidang kerja kontrak sebelum mengisi kadar harga.
9) Alamat yang ditulis perlulah alamat daftar atau telah diubah dan pihak pendaftar telah diberitahu berkenaannya.
10) Pembida hendaklah meletakkan harga/kadar harga dalam ruang yang ditetapkan sahaja. Tulisan hendaklah jelas, mudah dibaca/difahami dan dengan dakwat.
11) Sebarang pertanyaan boleh menghubungi :
Nama Jawatan Emel Telefon
Norliyati Binti Rohman Penolong Setiausaha norliyati@selangor.gov.my 03-5544 7554 Zuraidah Binti Bulat Penolong Pegawai
Teknologi Maklumat
zuraidah@selangor.gov.my 03-5544 7973
SENARAI SEMAK SEBUT HARGA
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 2/2013 Lampiran 2.9
SENARAI SEMAKAN (BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA)
Sila tandakan bagi Dokumen-dokumen Yang Disertakan.
No. Perkara/Dokumen
Untuk Di tanda Oleh Syarikat
Untuk Di tanda Oleh Jawatankuasa
Pembuka Sebut Harga Sampul A : Sampul Kewangan (Sila tuliskan pada bahagian atas sebelah kiri dengan
nombor sebutharga SH/SUKSEL/21-2020 (Cadangan Kewangan)):
1.
Salinan Sijil Akuan Pendaftaran Kementerian Kewangan Malaysia (MOF)
2. Salinan Sijil Akuan Bumiputera Dari Kementerian Kewangan -Jika ada
3. Salinan Sijil Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)
4.
Lampiran Q- Borang Sebut harga Yang Telah Diisi Dengan Lengkap (termasuk nilai tawaran dan tempoh siap) dan Ditandatangani
5.
Salinan Sijil atau Pengesahan Pendaftaran Kontraktor Negeri Selangor (diperoleh daripada Unit Perancang Ekonomi Negeri Selangor (UPEN) melalui sistem Tender Online Selangor-
6. Penyata Bulanan Akaun Bank Yang Telah Disahkan Oleh Pihak Bank (Asal) bagi Tiga (3) Bulan Terakhir
7.
Salinan Pendaftaran Cukai Jualan / Cukai Perkhidmatan dengan Jabatan Kastam Diraja Malaysia (JKDM) - (Jika Berkaitan)
8. Jadual Tawaran Harga (JADUAL 3)
√
No. Perkara/Dokumen
Untuk Di tanda Oleh Syarikat
Untuk Di tanda Oleh Jawatankuasa
Pembuka Sebut Harga
9.
Jadual Pengalaman Syarikat (penyerahan salinan surat tawaran/ surat setuju terima/ dokumen penilaian kerja atau lain-lain dokumen sokongan adalah diwajibkan (JADUAL 4)
10. Borang Maklumat Syarikat (LAMPIRAN SEC E1) 11. Profil Pembida (LAMPIRAN SEC E2)
12. Lampiran B- Surat Akuan Pembida (LAMPIRAN SEC E3)
13. Cakera Padat (CD) - Mengandungi salinan digital (softcopy)
14. Lain-lain Sekiranya Ada (Sila Catatkan)
Sampul B: Sampul Teknikal (Sila tuliskan pada bahagian atas sebelah kiri dengan nombor sebutharga SH/SUKSEL/21-2020 (Teknikal)):
1. Business Functional Requirement (JADUAL 1) 2. Solution Implementation Requirements (JADUAL 2)
3. Jadual Pengalaman Syarikat Bagi Tempoh 5 tahun (JADUAL 4)
4.
Carta Gantt Jadual pelaksanaan (jangkaan) projek menggunakan perisian Microsoft Office atau perisian yang setara
5. Carta Organisasi & Struktur Pasukan Projek 6. Senarai Ahli Pasukan Projek
7.
Sila nyatakan maklumat terperinci bagi setiap ahli pasukan projek dan Persijilan Profesional Ahli Pasukan Projek (Jika Ada)
8.
Dokumen Cadangan dan Pelan pelaksanaan projek (write up) yang komprehensif bagi melaksanakan projek ini dengan mengemukakan perkara sebagaimana Format Maklumbalas RFP (LAMPIRAN SEC A1)
No. Perkara/Dokumen
Untuk Di tanda Oleh Syarikat
Untuk Di tanda Oleh Jawatankuasa
Pembuka Sebut Harga i. Ringkasan Eksekutif
ii. Infrastruktur yang dicadangkan dan Eco- System
iii. Rekabentuk (Architecture) iv. Operasi
v. Pengurusan Risiko
vi. Syarat Dan Terma Perkhidmatan (Jika Ada)
9. Katalog dan risalah berkaitan (jika ada)
10. Cakera Padat (CD) - Mengandungi salinan digital PENGESAHAN OLEH SYARIKAT
Dengan ini saya mengesahkan bahawa saya telah membaca dan memahami semua syarikat-syarikat dan terma yang dinyatakan di dalam dokumen sebut harga. Semua maklumat yang dikemukakan adalah benar.
Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh :
UNTUK KEGUNAAN JABATAN
Jawatan Pembuka Sebut Harga mengesahkan penerimaan dokumen bertanda kecuali bagi perkara bil. ……… (jika ada).
Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh : Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh :
REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) UNTUK MENAIKTARAF SISTEM BERSEPADU PINJAMAN PELAJARAN NEGERI SELANGOR KEPADA SISTEM PEMBIAYAAN PENDIDIKAN
SELANGOR (SPPS)
NO. RFP : SH/SUKSEL/21-2020
______________________________________
SEKSYEN B
• SYARAT-SYARAT RFP
• PROJECT OVERVIEW
______________________________________
SYARAT-SYARAT RFP
1. PENGHANTARAN DOKUMEN Pembida WAJIB menyerahkan:
(i) satu (1) set dokumen asal yang dimasukkan dalam sampul berlainan seperti di Senarai Semak Sebutharga, kedua-dua sampul berlainan tersebut dimasukkan dalam satu (1) sampul surat berikat kemas. Pada bahagian atas sebelah kiri sampul ditulis dengan nombor RFP SH/SUKSEL/21-2020. Dokumen perlu disusun mengikut senarai semak Sebutharga dan dibahagikan satu perkara dengan satu perkara dengan kertas berwarna (separator).
(ii) satu (1) set cakera padat mengandungi softcopy dokumen teknikal dan kewangan yang telah diisi dengan lengkap.
Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan sebutharga DITOLAK.
2. HAK-HAK KERAJAAN NEGERI SELANGOR
Kerajaan Negeri Selangor tidak akan terikat untuk menerima sebarang Sebutharga yang terendah dan tidak terikat untuk memberi sebarang sebab atas penolakan tersebut. Kerajaan Negeri Selangor juga mempunyai hak untuk menerima semua tawaran seperti yang terdapat dalam keseluruhan jadual, kombinasi kepada jadual atau beberapa item-item mengikut budi bicaranya sendiri dan juga akan memesan kuantiti yang lebih besar atau lebih kecil jika diperlukan, kecuali harta tertentu yang telah dinyatakan/ditentukan oleh Pembida.
3. BIDANG KERJA YANG DITETAPKAN
Pembida dikehendaki memberi cadangan dan perkhidmatan bagi projek Menaiktaraf Sistem Bersepadu Pinjaman Pelajaran Negeri Selangor Kepada Sistem Pembiayaan Pendidikan Selangor (SPPS). Skop kerja sebutharga ini adalah termasuk tetapi tidak terhad kepada yang berikut:
a. Pembida dikehendaki untuk bekerjasama dengan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM), Perbendaharaan Negeri Selangor, Yayasan Selangor dan Zakat Selangor untuk memahami dan mengesahkan keperluan Kerajaan Negeri untuk mengesyorkan dan membangunkan pengurusan digital yang terbaik.
b. Mereka bentuk sistem mengikut keperluan pengguna yang telah dikenalpasti.
c. Membangun sistem mengikut kehendak pengguna dan menggunapakai teknologi yang bersesuaian dan mesra pengguna.
d. Membangunkan Application Programming Interface (API) bagi pengintegrasian dengan sistem yang berkaitan.
e. Melaksanakan data migrasi dan kerja pembersihan data.
f. Menguji sistem yang telah siap dibangunkan dan mengadakan ujian penerimaan pengguna mengikut prosedur.
g. Melatih pengguna sistem untuk menggunakan modul-modul di dalam sistem dan menyediakan dokumen manual sebagai bantuan tambahan kepada pengguna.
h. Mentauliah dan memastikan sistem sentiasa beroperasi dengan baik dan dapat dicapai setiap masa.
i. Memastikan sistem diselenggara dengan baik sepanjang tempoh jaminan.
j. Sebarang ralat yang berlaku dalam tempoh jaminan perlu dibaiki tanpa kos tambahan.
k. Hendaklah menyediakan khidmat sokongan teknikal berterusan sekiranya berlaku apa-apa kegagalan terhadap sistem.
Spesifikasi peralatan dan skop kerja sebutharga ini adalah seperti yang dinyatakan di Seksyen C JADUAL 1 dan JADUAL 2.
4. TEMPOH KONTRAK
Kontrak ini dimeterai sekurang-kurangnya satu (1) tahun bermula dari tarikh SST ditandatangani. Suatu surat pelantikan dianggap sebagai satu perjanjian kontrak sehingga dokumen kontrak ditandatangani dan kerja-kerja di bawah bidang kerja dilaksanakan berdasarkan kontrak perjanjian tersebut.
Sebarang pindaan terhadap dokumen kontrak akan diberitahu kelak.
5. AKTA RAHSIA RASMI
Pembida yang berjaya adalah terikat dengan Akta Rahsia Rasmi Kerajaan Malaysia bagi setiap maklumat yang diperolehi sepanjang tempoh kontrak dijalankan.
Pembida yang berjaya dikehendaki mengisi dan menandatangani Surat Akuan Pematuhan Dasar Keselamatan ICT Pejabat Setiausaha Kerajaan (SUK) Negeri Selangor dan Perakuan Akta Rahsia Rasmi 1972 sebagai perakuan Pembida berkenaan Akta Rahsia Rasmi KERAJAAN.
6. TANGGUNGJAWAB PEMBIDA
(i) Pembida adalah bertanggungjawab untuk memahami dokumen RFP, termasuk keperluan di dalamnya dan membuat semua pemeriksaan yang diperlukan untuk memastikan semua faktor, pertanyaan dan soalan yang mungkin menjejaskan cadangan pembida.
(ii) Pembida mesti memastikan bahawa cadangan itu secara spesifik dan mematuhi setiap syarat, pernyataan keperluan dan pertanyaan yang dibangkitkan dalam dokumen RFP secara jelas dan tepat. Semua manual, dokumentasi atau brosur sokongan mesti dilampirkan dalam Cadangan. Kegagalan mematuhi keperluan ini boleh menyebabkan penolakan kepada dokumen cadangan.
(iii) Pembida mesti memastikan bahawa fakta dan maklumat yang dibentangkan dalam cadangan adalah betul pada masa ia dibentangkan. Kegagalan untuk mematuhi keperluan ini akan menyebabkan kehilangan kelayakan Pembida.
7. PENYEDIAAN RFP
(i) Penyerahan RFP hendaklah disiapkan dalam dakwat hitam dan bertaip. Penyerahan yang ditulis dalam pensel tidak boleh diterima dan akan membatalkan tawaran Pembida.
(ii) Semua pembetulan, pengubahan dan / atau apa-apa pindaan lain hendaklah diisi dengan betul oleh Pembida.
8. SENARAI SEMAK
(i) Pembida dikehendaki menyerahkan senarai semak penyerahan RFP seperti yang dinyatakan berdasarkan Senarai Semak Kewangan (Kewangan) dan Senarai Semak Teknikal (Teknikal).
9. FORMAT PENYERAHAN RFP
(i) Cadangan itu hendaklah disediakan dan diserahkan dalam sampul / pakej yang dimeterai berasingan seperti berikut:
• Sampul A: Cadangan Teknikal
• Sampul B: Cadangan Kewangan
(ii) Pembida juga harus mengemukakan softcopy proposal dalam dua (2) CD terpisah masing-masing untuk penyerahan kewangan dan teknikal.
(iii) Softcopy ini mestilah dalam format asal di mana ia dicipta (mis. MS Word, MS PowerPoint, MS Excel, dan lain-lain)
(iv) Salinan cetakan akan diambil kira sekiranya berlaku percanggahan di antara salinan cetakan dan softcopy.
(v) Kerajaan tidak akan bertanggungjawab ke atas pembukaan awal atau penempatan semula cadangan yang tidak dimeteraikan dan ditanda dengan betul.
10. FORMAT CADANGAN TEKNIKAL
(i) Sekurang-kurangnya, Pembida akan menggunakan jadual kandungan berikut untuk mengemukakan Cadangan Teknikal. Pembida mesti memasukkan semua item dalam senarai semak teknikal seperti yang diterangkan dalam Senarai Semak Teknikal. Pembida adalah mengikuti jadual kandungan cadangan yang disediakan di Lampiran Sec A1. Kegagalan mematuhi keperluan ini akan membatalkan penyertaan Pembida.
(ii) Pembida diingatkan bahawa tiada kos dan nama Pembida disebut dalam cadangan teknikal. Sekiranya gagal, cadangan Pembida boleh dibatalkan.
(iii) Pembida hendaklah menjelaskan secara jelas dan menyeluruh mengenai penyelesaian, pendekatan, aktiviti dan penyampaian yang dicadangkan kepada Pejabat SUK Negeri Selangor. Gagal menjelaskan secara terperinci mungkin menyebabkan cadangan Pembida tidak dinilai dengan betul oleh Pejabat SUK Negeri Selangor dan mata yang ditolak semasa penilaian teknikal.
11. FORMAT CADANGAN KEWANGAN
(i) Sekurang-kurangnya, pembida menggunakan jadual kandungan berikut untuk mengemukakan Cadangan Kewangan. Pembida mesti memasukkan semua item dalam senarai semak kewangan seperti yang dinyatakan di Senarai Semak Kewangan. Kegagalan mematuhi keperluan ini akan membatalkan penyertaan Pembida.
(ii) Pembida hendaklah menggambarkan dengan jelas dan menyeluruh mengenai cadangan Kewangan terhadap projek yang berkaitan.
Gagal menjelaskan secara terperinci mungkin menyebabkan cadangan Pembida tidak dinilai dengan betul oleh Pejabat SUK Negeri Selangor dan mata yang ditolak semasa penilaian kewangan.
12. PENYATAAN PEMATUHAN
(i) Kerajaan tidak akan menerima tanggungjawab atas apa-apa salah faham yang timbul daripada kegagalan oleh Pembida untuk mematuhi Subseksyen Seksyen C.
(ii) Bagi setiap item dalam penyata pematuhan, Pembida mesti memilih salah satu daripada yang berikut:
• Sepenuhnya Mematuhi - di mana Pembida dapat mematuhi sepenuhnya klausa dan subkasal
• Tidak Mematuhi - Di mana Pembida tidak dapat mematuhi sepenuhnya fasal dan sub-fasal
(iii) Penyataan pematuhan mestilah dirujuk silang dengan cadangan Pembida, kegagalan yang mana fasal atau subkasal tersebut dianggap sebagai tidak patuh / tidak mematuhi.
13. MESYUARAT DAN PERTANYAAN
(i) Semua kos yang ditanggung oleh Pembida dalam menyediakan Cadangan dan menghadiri taklimat dengan Kerajaan mesti ditanggung oleh Pembida.
(ii) Para Pembida tidak dibenarkan menghubungi mana-mana kakitangan Kerajaan yang terlibat dalam RFP ini untuk tujuan mendapatkan sebarang maklumat tidak rasmi.
(iii) Sebarang maklumat yang diperoleh tanpa permintaan bertulis kepada Kerajaan tidak boleh digunakan sebagai bahan sokongan untuk cadangan itu.
14. PINDAAN KEPADA DOKUMEN RFP
(i) Kerajaan berhak untuk meminda atau memadam mana-mana bahagian dokumen RFP ini atau mana-mana dokumen yang membentuk sebahagian daripada dokumen RFP ini pada bila-bila masa tanpa notis terlebih dahulu untuk mencerminkan perubahan dalam dasar atau bagi maksud membetulkan kesilapan, ketinggalan, kekaburan atau ketidakkonsistenan yang mungkin timbul selepas terbitan dokumen RFP ini.
15. KERAHSIAAN
(i) Semua maklumat adalah bersifat rahsia sama ada yang dihasilkan di Malaysia atau di luar negeri dan mesti tertakluk kepada Undang- undang dan Peraturan Malaysia. Tanpa menjejaskan hak Pejabat SUK Negeri Selangor di bawah mana-mana undang-undang, pelanggaran kerahsiaan oleh Pembida akan memberi hak kepada Pejabat SUK Negeri Selangor untuk menamatkan urusan dengan Pembida tanpa notis terlebih dahulu.
(ii) Jemputan kepada RFP dan maklumat lanjut yang dibekalkan oleh Kerajaan hendaklah dirahsiakan. Pembida, termasuk subkontraktornya, tidak dibenarkan untuk menggunakan maklumat ini untuk sebarang tujuan selain daripada memberi jemputan kepada Jemputan ini kepada RFP.
(iii) Semua maklumat yang terkandung dalam Jemputan ini kepada RFP dan lampirannya adalah SULIT. Begitu juga semua maklumat yang dikemukakan oleh Pembida dalam cadangan mereka akan dirawat dengan penuh keyakinan.
(iv) Pembida hendaklah menganggap apa-apa maklumat sulit mengenai RFP ini dan tidak boleh mendedahkan apa-apa maklumat, lisan atau bertulis kepada pihak ketiga tanpa kelulusan bertulis terlebih dahulu daripada Kerajaan.
16. PROSES UNTUK DIRAHSIAKAN
(i) Selepas pengeluaran Dokumen RFP, maklumat yang berkaitan dengan kandungan, pemeriksaan, penilaian dan perbandingan cadangan dan cadangan berkaitan dengan pemberian kontrak tidak akan didedahkan kepada mana-mana orang yang tidak secara rasmi terlibat dengan proses tersebut.
17. PEMBENTANGAN CADANGAN/PROTOTAIP
(i) Pembida yang telah disenarai pendek untuk penilaian sebutharga akan dimaklumkan melalui surat dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh tutup tawaran.
(ii) Pembida hendaklah membentangkan cadangan penyelesaian atau prototaip (sekiranya ada) yang memenuhi keperluan-keperluan spesifikasi sistem seperti yang telah dinyatakan di atas kepada panel penilai sekiranya disenarai pendek di dalam penilaian sebutharga ini.
(iii) Semua perbelanjaan yang ditanggung untuk membangunkan dan menjalankan demonstrasi produk penyelesaian yang dicadangkan hendaklah ditanggung oleh Pembida.
18. BUTIRAN PROSES PEMILIHAN
(i) Kerajaan tidak akan memaklumkan atau memberikan butiran proses pemilihan sama ada Pembida yang berjaya atau tidak berjaya dalam tawaran ini.
19. PENERIMAAN DAN PENOLAKAN
(i) Kerajaan berhak untuk menerima atau menolak mana-mana atau semua tawaran dan menghentikan proses RFP ini tanpa kewajipan atau liabiliti kepada mana-mana pembida yang berpotensi.
(ii) Kerajaan berhak untuk menerima keseluruhan atau sebahagian daripada Cadangan pada budi bicara Pejabat SUK Negeri Selangor melainkan jika pembida menyatakan sebaliknya.
(iii) Kerajaan boleh mengikut budi bicara mutlaknya memutuskan untuk memasukkan keseluruhan cadangan atau mana-mana bahagian tersebut ke dalam kontrak ("Kontrak"). Kegagalan pembida yang berjaya untuk menerima syarat-syarat ini dan lain-lain akan membatalkan penganugerahan. Kerajaan berhak untuk memberi kontrak kepada pembida yang menyediakan penyelesaian yang paling sesuai untuk keperluan perniagaannya.
(iv) Apa-apa keputusan yang diumumkan oleh Kerajaan kepada Pembida adalah muktamad. Apa-apa bantahan daripada Pembida sama ada secara lisan atau bertulis kepada Pejabat SUK Negeri Selangor tidak akan dilayan.
20. PERUBAHAN SKOP
(i) Kerajaan berhak pada masa Kontrak untuk mengubah perkhidmatan yang dinyatakan dalam Skop Kerja, tanpa sebarang perubahan kepada terma dan syarat lain. Jumlah kontrak hendaklah disesuaikan dengan sewajarnya mengikut budi bicara Kerajaan.
21. TEMPOH SAH RFP
(i) RFP adalah sah untuk tempoh sembilan puluh (90) hari selepas tarikh tutup RFP.
(ii) Kerajaan hendaklah mempunyai hak untuk memohon pelanjutan tempoh sah. Surat hendaklah dikeluarkan oleh Kerajaan kepada Pembida yang meminta persetujuan perpanjangan itu.
22. DOKUMENTASI
(i) Semua dokumen yang dikemukakan kepada Kerajaan akan menjadi milik Kerajaan dan tidak akan dikembalikan kepada Pembida dalam apa jua keadaan.
23. MATA WANG DAN HARGA
(i) Harga yang dicadangkan itu hendaklah termasuk apa-apa kewajipan atau cukai yang dikenakan oleh Kerajaan Malaysia dan semua pembayaran yang dijangkakan (sila berikan butiran).
(ii) Harga bahan atau perkhidmatan asing yang ditawarkan dalam Ringgit Malaysia mestilah tidak tertakluk kepada pelarasan sekiranya terdapat perbezaan dalam kadar pertukaran.
(iii) Kerajaan menghendaki pembida untuk memberikan harga yang terperinci, terperinci untuk reka bentuk yang dicadangkan. Di samping itu, beberapa hasil dan aktiviti yang telah dikenalpasti telah dikenal
pasti sebagai pilihan. Pejabat SUK Negeri Selangor boleh atau mungkin tidak memilih untuk membeli pilihan ini. Pembida dikehendaki menggunakan format di Seksyen D Jadual 3 – Jadual Tawaran Harga untuk memberikan ringkasan harga dalam cadangan itu.
24. PINDAAN KEPADA CADANGAN
(i) Tiada pindaan akan dibuat kepada Cadangan selepas penyerahannya.
25. KESILAPAN DALAM CADANGAN
(i) Pembida dinasihatkan untuk mengkaji RFP ini dengan teliti sebelum memuktamadkan cadangan mereka untuk dikemukakan. Kewajipan adalah pada Pembida untuk memastikan cadangan yang tepat dan lengkap dikemukakan.
(ii) Sekiranya terdapat perbezaan antara amaun dalam angka dan dalam perkataan, amaun dalam kata-kata hendaklah memerintah.
26. PEMBERITAHUAN PENERIMAAN
(i) Kerajaan akan mengeluarkan Surat Setuju Terima (SST) untuk memberitahu keputusannya untuk memberi penerimaan kepada pembida yang berjaya. Kerajaan tidak bertanggungjawab untuk menerima harga yang terendah atau mana-mana cadangan dan mempunyai hak untuk menolak mana-mana atau semua cadangan dan / atau menarik balik RFP, tanpa memberi apa-apa sebab untuk berbuat. Pembida hendaklah menghormati pemberian kontrak oleh Pejabat SUK Negeri Selangor sama ada secara keseluruhan atau sebahagiannya berdasarkan petikannya. Sekiranya pembida tidak dapat menerima tawaran dalam tempoh 14 hari dari tarikh SST, maka obligasi RFP akan dilucuthakkan. Kerajaan telah menyusun hak untuk mengeluarkan SST kepada pembida lain.
(ii) Surat tersebut hendaklah termasuk terma dan syarat sedia ada dan syarat kontrak untuk RFP. Pembida mesti membalas secara bertulis untuk menandakan perjanjian mereka dengan terma dan syarat kontrak.
(iii) Pembida dikehendaki menandatangani kontrak dengan Kerajaan untuk menyerahkan projek tersebut.
(iv) Pemenang yang berjaya dikehendaki mematuhi semua undang- undang dan peraturan yang berkaitan.
27. PROJECT CHECKPOINT
(i) Pembida mestilah menandakan tarikh untuk pemeriksaan di carta Gantt (Microsoft Project) di bawah ini sebagai sebahagian daripada cadangan mereka. Pemeriksaan ini adalah seperti berikut:
i. User Requirement Specification Sign-Off ii. System Requirement Specification Sign-Off iii. Delivery of System
iv. User Acceptance Test Sign-Off v. Provisional Acceptance Test Sign-Off vi. Final Acceptance Test Sign-Off vii. Complete Project Sign-Off
(ii) Pembida mestilah dengan jelas menyatakan tarikh untuk pemeriksaan di atas dalam carta Gantt sebagai sebahagian daripada cadangan mereka.
(iii) Sekiranya projek itu ditangguhkan disebabkan oleh keadaan yang tidak dijangka di luar kawalan Pemenang, Kerajaan berhak mempertimbangkan untuk melanjutkan tempoh penyempurnaan.
Keadaan seperti yang tidak diduga termasuk rusuhan, gangguan awam, kebakaran, banjir, mogok dll.
(iv) Pembida mesti mengemukakan notis untuk meminta pelanjutan daripada Kerajaan dan memberikan alasan untuk permintaan tersebut.
28. KELEWATAN DALAM AKTIVITI PEMBANGUNAN APLIKASI
(i) Pembida mesti memberikan Jadual Pelaksanaan Projek secara terperinci bagi keseluruhan tempoh pelaksanaan terutamanya fasa pembangunan aplikasi berkaitan.
(ii) Pembida yang berjaya perlu memastikan bahawa semua aktiviti pembangunan dan penaiktarafan aplikasi dilakukan mengikut Jadual Pelaksanaan Projek yang terperinci.
(iii) Sekiranya kelewatan di mana Pembida tidak dapat mematuhi tarikh akhir yang dinyatakan dalam Jadual Pelaksanaan Projek yang dipersetujui, Pembida mesti mengemukakan pelan pembetulan untuk menangani kelewatan tersebut.
PROJECT OVERVIEW
1.0 UMUM
1.1 Pengenalan
RFP ini ialah bertujuan untuk mempelawa Pembida yang berkelayakan untuk mencadangkan kerja-kerja bagi Menaiktaraf Sistem Bersepadu Pinjaman Pelajaran Negeri Selangor kepada Sistem Pembiayaan Pendidikan Selangor bagi kegunaan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha Kerajaan (SUK) Negeri Selangor.
1.2 Tujuan Dokumen
Tujuan dokumen ini adalah bagi menetapkan skop perkhidmatan dan spesifikasi yang diperlukan bagi Menaiktaraf Sistem Bersepadu Pinjaman Pelajaran Negeri Selangor kepada Sistem Pembiayaan Pendidikan Selangor (SPPS) untuk dipenuhi Pembida.
2.0 RINGKASAN EKSEKUTIF
Sistem Pinjaman Pelajaran Negeri Selangor fasa 1 telah dibangunkan pada tahun 2015 yang bertujuan untuk menguruskan program pembiayaan Pinjaman Pelajaran Negeri Selangor melalui 4 modul utama iaitu Modul Permohonan, Modul Bayaran, Modul Kutipan dan Modul Penguatkuasaan.
Namun bermula tahun 2016, Kerajaan Negeri telah memperkenalkan beberapa program pembiayaan pendidikan baharu di bawah Tabung Kumpulan Wang Biasiswa Negeri Selangor (TKWBNS).
Dasar semasa pembiayaan pendidikan Kerajaan Negeri juga telah berubah selaras dengan Belanjawan Negeri Selangor tahun 2019. Ini melibatkan penjajaran program-program pembiayaan pendidikan sedia ada di bawah TKWBNS. Bagi tujuan tersebut, sistem Pinjaman Pelajaran perlu dinaik taraf bagi memenuhi keperluan semasa Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) selaku urus setia.
Terdapat juga keperluan daripada urusetia-urusetia program pembiayaan lain supaya permohonan-permohonan pembiayaan pendidikan dapat diselaraskan melalui satu sistem bagi memastikan pemohon menerima hanya satu program pembiayaan mengikut kelayakan. Sehubungan itu, Modul Permohonan Sistem Pembiayaan Pendidikan Negeri Selangor ini akan diperluaskan kepada 3 urus setia tabung yang lain iaitu:
i. Tabung Pendidikan Anak-anak Syarikat dan Badan Berkanun Negeri Selangor (TPASBB)
ii. Tabung Yayasan Selangor iii. Lembaga Zakat Selangor
Sehubungan itu, penaiktarafan Sistem Pinjaman Pelajaran mengambil kira keperluan terkini seperti berikut:
i. Perubahan skop sistem untuk kegunaan urusetia-urusetia program pembiayaan pendidikan;
ii. Menaik taraf modul sedia ada selari dengan program-program yang ditawarkan;
iii. Pembangunan modul-modul baru untuk memenuhi keperluan semua pengguna sistem; dan
iv. Sistem Laporan Pengurusan Kewangan mengikut pengurusetiaan.
Penaiktarafan ini amat diperlukan agar dapat menyokong keperluan semasa penyedia pembiayaan (urus setia) supaya permohonan pembiayaan dapat diselaraskan dan menjadi satu gerbang pembiayaan pendidikan Negeri Selangor
Memandangkan Pinjaman Pelajaran Negeri Selangor telah dijajarkan di bawah program Peduli Siswa, Sistem Pinjaman Pelajaran Negeri Selangor dicadangkan dinaiktaraf kepada pembangunan Sistem Pembiayaan Pendidikan Selangor (SPPS).
3.0 GAMBARAN KESELURUHAN PROJEK
3.1 Latar Belakang
Bermula tahun 2016, sebanyak 7 program pembiayaan Pendidikan Kerajaan Negeri Selangor di bawah Tabung Kumpulan Wang Biasiswa Negeri Selangor telah disediakan untuk manfaat rakyat Selangor yang meliputi bantuan kewangan pendidikan atau biasiswa kepada anak Selangor iaitu:
i. Pinjaman Boleh Ubah Dalam Negara;
ii. Pinjaman Boleh Ubah Luar Negara;
iii. Biasiswa Khas Dato’ Menteri Besar Selangor;
iv. Selangor Bitara;
v. Biasiswa Sagong Tasi;
vi. Program Khas Biasiswa DYMM Sultan Selangor; dan vii. Program Khas Kakitangan Negeri Selangor
Maklumat lengkap bagi program-program di bawah tajaan Lembaga TKWBNS dan urusetia tajaan yang lain adalah seperti di Lampiran Sec B1.
Dengan menyediakan satu sistem bersepadu untuk program-program pembiayaan pendidikan ini, maka pemohon kini boleh mendapatkan sebarang informasi mengenai pembiayaan pendidikan Negeri
Selangor hanya melalui satu portal yang akan bertindak sebagai gerbang pendidikan bukan sahaja kepada urusetia tetapi juga kepada orang awam.
Selari dengan perubahan dan penambahan program-program pembiayaan ini, modul-modul sedia ada perlu ditambahbaik bagi memastikan kitaran lengkap pengurusan pembiayaan pendidikan dapat dilaksanakan dengan lancar.
3.2 Objektif
a. Menaiktaraf sistem Pinjaman Pendidikan Negeri Selangor kepada sistem pengurusan pembiayaan yang komprehensif dan berintegrasi;
b. Membangunkan platform bersepadu bagi pembiayaan pendidikan Kerajaan Negeri Selangor; dan
c. Membangunkan modul yang mampu menyokong perubahan keperluan pengguna di masa hadapan;
3.3 Tempoh Projek
a. Tempoh pelaksanaan projek adalah selama 12 bulan daripada tarikh lantikan Pembida dan tempoh jaminan selama 12 bulan selepas tarikh penyerahan projek kepada pihak Kerajaan Negeri Selangor.
3.4 Skop Umum
a. Pembida dikehendaki untuk bekerjasama dengan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM), Perbendaharaan Negeri Selangor, Yayasan Selangor dan Zakat Selangor untuk memahami dan mengesahkan keperluan Kerajaan Negeri untuk mengesyorkan dan membangunkan pengurusan digital yang terbaik.
b. Mereka bentuk sistem mengikut keperluan pengguna yang telah dikenalpasti.
c. Membangun sistem mengikut kehendak pengguna dan menggunapakai teknologi yang bersesuaian dan mesra pengguna.
d. Membangunkan Application Programming Interface (API) bagi pengintegrasian dengan sistem yang berkaitan.
e. Melaksanakan data migrasi dan kerja pembersihan data.
f. Menguji sistem yang telah siap dibangunkan dan mengadakan ujian penerimaan pengguna mengikut prosedur.
g. Melatih pengguna sistem untuk menggunakan modul-modul di dalam sistem dan menyediakan dokumen manual sebagai bantuan tambahan kepada pengguna.
h. Mentauliah dan memastikan sistem sentiasa beroperasi dengan baik dan dapat dicapai setiap masa.
i. Memastikan sistem diselenggara dengan baik sepanjang tempoh jaminan.
j. Sebarang ralat yang berlaku dalam tempoh jaminan perlu dibaiki tanpa kos tambahan.
k. Hendaklah menyediakan khidmat sokongan teknikal berterusan sekiranya berlaku apa-apa kegagalan terhadap sistem.
Pembida hendaklah mematuhi skop fungsi dan teknikal untuk SSPNS seperti berikut:
Figure 1: Skop fungsi dan teknikal SPPS
•Pembangunan modul/proses baru bagi menyokong keperluan fungsi
•Penambahbaikan dan khidmat sokongan untuk sistem sedia ada
•Trail Audit untuk mengemas kini Pengguna
•Dashboard bagi setiap Urusetia Tabung
•Integrasi web services Back-Office
•Ciri Portal hendaklah merangkumi fungsi berikut:
•Mempunyai paparan yang responsif kepada saiz peranti (web responsive)
•Fungsi untuk kemaskini hebahan seperti Berita dan Pengumuman
•Fungsi untuk menyenaraikan program pembiayaan , syarat program dan sebagainya secara dinamik
Portal
•Solusi yang dicadangkan perlu menyediakan fungsi berikut:
*Eksport & Import
*Data Cleansing
*Migrasi Data
*Data Conversion
*Pengujian Migrasi Data
•Menaiktaraf dan membangunkan API bagi pengintegrasian dengan perisian Autocount
•Membangunkan API bagi pengintegrasian dengan Sistem MyIdentity JPN
•Membangunkan API bagi pengintegrasian dengan Sistem Smart Inisiatif Peduli Rakyat (SSIPR)
Integrasi API
31
SENARAI APLIKASI BERKAITAN BAGI SISTEM PEMBIAYAAN PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR
Bil Aplikasi Versi Cadangan bagi pembangunan SPPS
1 Portal Joomla 3.3.1 Dibangunkan semula
2 Sistem SISPIN v1 - Modul Permohonan
§ Framework : Codeigniter Version 2.0.2
§ Php version : PHP 7.1.5
§ Mysql : 5.6.33
§ Apache : Apache/2.4.7
Dibangunkan semula
3 Sistem SISPIN v2 - Modul Bayaran - Modul Kutipan - Modul
Penguatkuasaan
§ Framework : CakePHP Version 3.5.x
§ Php version : PHP 7.1.8
§ Mysql : 5.6.33
§ Apache : Apache/2.4
Penambahbaikan dan peningkatan versi perisian yang terkini
4 Perisian Kewangan Autocount
Versi 1.5 Naiktaraf versi 2.0 dan integrasi
5 Sistem SISPIN (Client/Server Application; Grey)
Ms SQL 2005 Migrasi Data
Figure 2: Senarai Aplikasi Berkaitan
32
SISTEM BERSEPADU PINJAMAN PELAJARAN NEGERI SELANGOR (SISPIN) – Sedia Ada 1. SISPIN System Architecture
Figure 3: System Architecture
33 2. Modul-modul SISPIN
A. MODUL PERMOHONAN (V1)
Permohonan
Home /
Dashboard Permohonan Baru
Senarai Permohonan
Semak Permohonan – Memenuhi Syarat
Pemohon Lulus ke Peringkat Temuduga
Temuduga
Senarai Panggilan
Senarai Temuduga
Cetak Surat Panggilan Temuduga
Senarai Semak Dokumen Temuduga
Keputusan Temuduga
Perjanjian
Penawaran Perjanjian
Senarai Perjanjian
Cetak Dokumen Perjanjian
Senarai Peminjam
34 B. MODUL BAYARAN (V2)
Insurans Baucar
Bayaran
Import Excel Insurans dari Permohonan
* tambahan field
Pengesahan Baucar Jana Baucar
Bayaran 1. Baucar Insurans
2. Baucar DPP
Kemaskini Lejar Peminjam
Jana Senarai Penerima
Jana Baucar Bayaran
Pengesahan Baucar
Kemaskini Lejar Peminjam Senarai Baucar
Bayaran Pilih Penerima
Bayaran
* semua kod
Lebihan Bayaran
Jana Baucar Bayaran Lebihan
(refund)
Pengesahan Baucar
Kemaskini Lejar Peminjam Senarai Peminjam
Terlebih Bayar
Kemaskini Status Peminjam
(Selesai)
Hantar data ke Penguatkuasaan
*janaan Surat Selesai Senarai
Peminjam
Carian Peminjam
Pembayaran Field Code Changed
35 C. MODUL KUTIPAN (V2)
Merekod Transaksi Pembayaran di
Lejar
Merekod Transaksi Jurnal Pelarasan di
Lejar
Jana Resit Draf
Arahan Potongan Gaji
Jana Senarai Kutipan
Merekod Pembayaran Transaksi
dimasukkan ke Laporan Harian
Pengurusan Senarai Agensi/
Jabatan
Pengesahan Kutipan / Laporan
Harian
Jana Resit Rasmi Senarai
Kutipan
Carian Pembayar
Kutipan
Kemaskini Lejar / Penyata Pinjaman
Field Code Changed
36 D. MODUL PENGUATKUASAAN (V2)
Senarai Untuk
Tindakan Surat Berdaftar Penguatkuasaan
Peringatan 1
Fail Tutup Pinjaman
Selesai Senarai
RAMCI Tanpa
Prejudis
Notis Tanpa Prejudis Peringatan
2
Kemaskini Status Peminjam
Menolak Pinjaman
Penangguhan Bayaran
* dan lain-lain Status Notifikasi
Pengecualian Bayaran Balik
Pinjaman Boleh Ubah
Penjadualan Semula JBB
Jadual Bayaran Balik
JBB Mengikut Formula
Pemantauan Bayaran melalui
JBB
JBB Mengikut Tetapan Pegawai
*data lama
Pindahan Baki
*jika 2 akaun
Penyata Pinjaman
Nota / Promise
Field Code Changed
37 E. KETETAPAN (V2)
Pengurusan Pengguna
Kod Transaksi
Template Surat Ketetapan
Senarai Pengguna
Kumpulan Pengguna dan Peranan
Janaan Resit Ubah Amaun
Pinjaman
Maklumat Bank
Field Code Changed
REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) UNTUK MENAIKTARAF SISTEM BERSEPADU PINJAMAN PELAJARAN NEGERI SELANGOR KEPADA SISTEM PEMBIAYAAN PENDIDIKAN
SELANGOR (SPPS)
NO. RFP : SH/SUKSEL/21-2020
______________________________________
SEKSYEN C
• JADUAL 1 : BUSINESS FUNCTIONAL REQUIREMENT
• JADUAL 2 : SOLUTION IMPLEMENTATION REQUIREMENT
39
JADUAL 1: BUSINESS FUNCTIONAL REQUIREMENTS
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA 1 KAJIAN KEPERLUAN SISTEM
1.1
Pembida dikehendaki menjalankan kajian keperluan spesifikasi ke atas sistem sedia (nyatakan nama sistem sedia ada) dan mengenalpasti keperluan baharu yang diperlukan bagi membangunkan sistem bersama pengguna dan pentadbir sistem mengikut spesifikasi yang dinyatakan di dalam dokumen ini merangkumi perkara berikut :
i. Rekabentuk Sistem
ii. Aliran Proses Kerja & Fungsi Sistem
Hasil Kajian Keperluan Sistem perlu didokumentasikan melalui :
i. Spesifikasi Keperluan Pengguna (URS)
ii. Spesifikasi Keperluan Sistem (SRS)
1.2 Pembida dikehendaki mengenalpasti aliran dan proses kerja yang lengkap dan fungsi sistem (cth:use case diagram) dengan penerangan yang terperinci berkaitan sistem yang akan dibangunkan dan didokumentasikan.
40
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA 1.3 Pembida dikehendaki menyediakan gambarajah lengkap
aliran sistem (ERD dan DFD) dan keseluruhan struktur pangkalan data (table, field dan relation) dan sistem arkitektur.
1.4
Pembida dikehendaki menyatakan cadangan Methodologi pembangunan sistem yang akan digunakan dalam projek berkaitan.
2 PEMBANGUNAN SISTEM 2.1 Ciri Umum
2.1.1 Web Based - Responsive
sistem web-based yang mempunyai ciri-ciri responsive yang boleh dicapai melalui internet browser yang utama secara web dan mobile.
2.1.2 Multiple Access
Sistem ini hendaklah mampu menampung multiple access pengguna dalam satu-satu masa.
2.1.3 Kawalan Keselamatan Aplikasi (Application Security)
Sistem kawalan yang terkini dan selamat untuk perisian dan sistem aplikasi bagi mengelakkan capaian oleh pengguna yang tidak dibenarkan.
41
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA Sistem berupaya untuk mewujudkan kumpulan pengguna
(user group) mengikut peranan masing-masing dan mudah dikendalikan.
2.1.4 Data History
Sistem hendaklah berupaya untuk menyimpan maklumat lama/arkib (history/archive) di peringkat pengguna dan pentadbir sistem.
2.1.5 Log Audit
Sistem hendaklah berupaya untuk menyimpan semua log audit terperinci dari segi akses, perubahan data dan lain- lain.
2.1.6 SSL Certificate
Sistem mestilah dipasang dengan SSL Certificate yang
disediakan oleh Bahagian Pengurusan Maklumat 2.1.7 Code Hardening
Pembida dikehendaki untuk memastikan kod aturcara yang dibangunkan menepati ciri-ciri keselamatan yang perlu ada di dalam sistem. Sila nyatakan pelaksanaan code
hardening yang dicadangkan.
42
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA 2.2 Portal Pembiayaan Pendidikan Negeri Selangor
2.2.1 Gerbang sistem Pinjaman Pelajaran perlu dinaiktaraf ke arah portal yang bersifat dinamik, interaktif, mesra pengguna dan mudah diselenggara.
2.2.1
Portal hendaklah berupaya memaparkan maklumat berkaitan pembiayaan pendidikan pelajaran yang ditawarkan oleh pelbagai agensi, ruangan hebahan/pengumuman, muat turun manual, ruangan log masuk sistem, ruangan maklumbalas pengguna, statistik pelawat dan lain-lain mengikut keperluan.
2.2.2 Penyediaan fungsi Live chat dimana urus setia boleh
berkomunikasi dengan orang awam melalui portal.
2.2.3 Nyatakan platform/Content Management System (CMS)
yang akan digunakan
2.3 Sistem Pembiayaan Pendidikan Negeri Selangor 2.3.1 Modul Pengguna
A Pendaftaran Pengguna
(i) Pembida dikehendaki membangunkan Modul Pendaftaran Pengguna yang akan menyimpan maklumat capaian pengguna ke atas sistem.
43
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA (ii) Sistem perlu menyediakan kemudahan untuk pengguna
mengemaskini maklumat dan menguruskan masalah berkaitan katalaluan pengguna.
B Permohonan Pembiayaan
(i) Permohonan pembiayaan akan dibuka secara automatik berdasarkan penetapan tempoh buka sesuatu program.
(ii) Sistem berupaya untuk memproses permohonan bagi lebih daripada satu program serentak
(iii) Borang permohonan perlu dilengkapi dengan ciri field validation bagi item-item yang telah ditentukan.
(iv) Modul ini perlu dilengkapi dengan ciri-ciri muat-naik dokumen untuk memudahkan pihak pentadbir membuat semakan.
(v) Sistem perlu menyediakan ciri cetakan supaya semua borang permohonan secara online dapat dicetak untuk tujuan simpanan dan urusan temuduga.
(vi) Sistem berupaya untuk memproses, menapis dan menilai permohonan secara automatik berdasarkan kaedah skema permarkahan yang ditetapkan.
44
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA (vii) Semakan senarai hitam akan dibuat bagi setiap
permohonan melalui maklumat senarai hitam RAM Credit Information (RAMCI) Sistem SISPIN v2.
(viii) Sistem berupaya menyelaras permohonan pinjaman/biasiswa daripada 4 urus setia tabung dan memastikan pemohon hanya menerima satu (1) jenis tajaan.
(ix) Sistem turut berupaya untuk menyemak kelayakan pemohon di bawah tajaan yang berlainan secara sistematik dan memastikan permohonan memenuhi kondisi dan syarat umum setiap jenis program tajaan.
C Semakan Permohonan Tajaan
(i) Sistem hendaklah berupaya membolehkan pemohon untuk menyemak status permohonan pinjaman sama ada permohonan sedang diproses, urusan temuduga, berjaya atau tidak berjaya.
(ii) Bagi permohonan berjaya, pengguna boleh memuat turun dokumen perjanjian dan mengemaskini maklumat yang diperlukan
45
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA D Semakan Penyata Baki
Sistem hendaklah berupaya untuk menyediakan penyata kira-kira pembiayaan mengikut tahun. Modul ini hanya aktif untuk pengguna berstatus pembayar.
E Permohonan Urusan Lain Selepas Tawaran
(i) Peminjam boleh membuat permohonan dan semakan perkara-perkara berikut:
i. Potongan gaji
ii. Pembayaran melalui pengeluaran KWSP
iii. Pembatalan Pinjaman
iv. Kemaskini maklumat profil dan pengajian
v. Penjadualan Semula
(ii) Borang permohonan bagi setiap urusan perlu dilengkapi dengan ciri field validation untuk item-item yang telah ditentukan.
F Bayaran Secara Online (mod FPX)
(i) Pembida dikehendaki menyediakan modul bayaran melalui FPX bagi pembayaran balik pinjaman bagi program di bawah TKWBNS.
46
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA (ii) Pembida dikehendaki menyediakan modul bayaran bagi
mod ini mengikut API dan merchant ID yang akan diberikan oleh acquiring bank yang dilantik oleh pihak SUK.
2.3.2 Dashboard Pentadbir
(i) Pembida dikehendaki menyediakan Dashboard mengikut jabatan/agensi (urusetia pembiayaan) yang menarik bagi memudahkan maklumat
dirujuk secara ringkas dan secara terperinci mengikut peranan dan keperluan pengguna.
(ii) Dashboard turut memaparkan notifikasi untuk perkara
yang perlu diambil tindakan mengikut peranan pengguna.
2.3.3 Modul Pengurusan Tajaan
(i) Pembida dikehendaki membangunkan Modul Pengurusan Tajaan yang berupaya untuk menguruskan pelbagai jenis kategori tajaan sama ada one-off, pinjaman atau biasiswa mengikut tempoh masa yang ditetapkan mengikut 4 urus setia tabung.
47
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA (ii) Sistem perlu menyediakan kemudahan pengurusan
program bersifat dinamik di mana pentadbir dibenarkan untuk membuat beberapa penetapan yang akan menentukan aliran proses permohonan, kutipan, bayaran dan penguatkuasaan berdasarkan jenis program tajaan.
Antara penetapan yang diperlukan adalah:
i. Syarat permohonan ii. Markah kelayakan iii. Penetapan temuduga iv. Penetapan rayuan
v. Penetapan insurans
vi. Penetapan bayaran mengikut semester vii. Penetapan kutipan mengikut jadual bayaran viii. Penetapan Penguatkuasaan
ix. Penetapan Pinjaman Boleh Ubah
(iii) Sistem membenarkan penambahan program-program
pembiayaan baru berdasarkan keperluan urusetia.
(iv) Pembida perlu mencadangkan pembangunan proses flow yang sesuai bagi memenuhi tuntutan program yang pelbagai sebagaimana senarai program yang dilampirkan di
Sec B1 – Maklumat Program
*Sediakan lampiran cadangan sekiranya ruangan tidak mencukupi
48
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA 2.3.4 Modul Pengurusan Permohonan
Pengurusan permohonan pembiayaan pendidikan adalah mengikut setiap urusetia program pembiayaan.
A Dashboard
Sistem hendaklah dilengkapi modul yang akan memaparkan ringkasan laporan dan statistik berkenaan jumlah data permohonan, tawaran dan sebagainya untuk memudahkan pentadbir membuat analisa awal.
B Senarai Permohonan
(i) Sistem berupaya menyenaraikan pendek permohonan
berdasarkan pemarkahan secara automatik.
(ii) Sistem berupaya menyisih maklumat permohonan
berdasarkan kategori berikut:
• Tidak Berjaya: Permohonan yang tidak menepati kriteria dan tidak berjaya dalam proses temuduga
• Tidak Lengkap : Permohon yang tidak melengkapkan permohonan.
• Berjaya : Permohonan yang lengkap, mengikut syarat dan berjaya dalam proses temuduga (iii) Menyediakan ruangan data entry untuk program-
program yang telah dijalankan secara manual untuk di paparkan di sistem butiran maklumat peminjam.
49
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA C Proses Temuduga
(i) Sistem hendaklah menyenaraikan pemohon yang layak untuk menghadiri temuduga berdasarkan penilaian.
(ii) Sistem hendaklah menyediakan ruangan untuk
mengemaskini urusan dan keputusan temuduga.
(iii) Janaan Surat Panggilan Temuduga
D Proses Tawaran
(i) Sistem hendaklah menyenaraikan pemohon yang telah melepasi peringkat temuduga
(ii) Notifikasi secara emel dan SMS akan dibuat bagi memastikan pemohon mengemaskini maklumat tambahan yang diperlukan
(iii) Janaan Surat Tawaran, Surat Maklum Balas dan
dokumen Perjanjian
E Pengurusan Insuran
Sistem hendaklah menyediakan senarai peminjam untuk mengemaskini maklumat Insuran.
50
BIL KEPERLUAN SPESIFIKASI PEMATUHAN
(Y/T) CADANGAN OLEH PEMBIDA 2.3.5
Modul Pengurusan Permohonan Urusan Lain Selepas Tawaran (i) Modul ini membenarkan Pentadbir untuk menyemak dan
memproses permohonan urusan-urusan yang ditetapkan.
2.3.6 Modul Pengurusan Dokumen
(i) Pentadbir sistem berupaya untuk mengemaskini dokumen dan surat janaan melalui sistem mengikut jenis tajaan. Anta
