LIMVERSITI SAINS MALAYSIA
Peperiksaan Semester Pertama SidangAkademik
1999/2000
September 1999
AAW 333.ANALISIS DAN PEMBAI\GT]NAN SISTEM MAKLUMAT PERAKATJNAN
Masa:[3jam]
ARAHAITI:
Sila pastikan batrawa kertas peperiksaan
ini
mengandungiSEMBILAI\
( 9)
muka surat sebelum anda memulakan peperiksaan.Jawab SEMUA soalan. Jika pelajar memilih menjawab soalan di dalam
Bahasa Inggeris, sekurang-kwangnya satu soalan mesti dijawabdi
dalam Batrasa Malaysia.1. Jayasama Sdn
Bhd
(JSB) adalah sebuah syarikat pengimpotkecil bagi
baranganfarmasiutikal.
7aditubuhkan pada 1988. Syarikat ini
menjalankan perniagaanmengimpot dan
memasarkan keluaranfarmasiutikal.
Kebanyakanjualan
JSB adalah kepada kedai kedai farmasi yang terletakdi
kawasan utara Malaysia. JSB dikenali sebagai salah satu pengedar utama bagi keluaran farmasiutikal. Semenjak ditubuhkan, JSB telah dapat mencapai pertumbuhan jualan dan keuntungan yang memuaskan.Pencapaian prestasi yang memuaskan telatr menggalakkan En.
Rashidmemperbesarkan
kegiatan
perniagaannyake dalam
operasi pengeluaran pada awal tahun 1990. Walaupun En. Rashid adalah seorang atrli farmasi, beliautidak mempunyai
pengalamandalam aktiviti
pengeluaran.Beliau pernah
bertugas sebagai pegawai penguatkuasaan untuk tempoh 6 bulan dimana beliau berpeluang membuat lawatan pemeriksaan ke beberapa kilang farmasiutikal.Untuk
mengatasi kekurangan pengalaman beliau dalam pengeluaran, beliau telatrmelantik En. David
sebagai PengurusKilang. En. David ialatr
bekas pegawai atasanRashid dan baru
bersara selepasbertugas selama 25 tahun
dengan kerajaan.Beliau
memegangjawatan
Pegawai Kanan semasa berhidmat dengan kerajaan.En. David lebih
menumpukan tugasnyadalam hal hal
pentadbiranselama 8 tatrun sebelum
bersaradan
pengetahuanbeliau dalam
informasi maklumat semasa adalah terhad.8?
...2/-
-2-
AAW333
JSB dapat mencapai pertumbuhan sepertimana yang diramalkan pada awal tatrun semenjak pengeluaran
di
mulakan secarakomersial. Selain
daripada membuat bekalan kepada kedaikedai
farmasi, JSBjuga
membuat bekalan kepadaklinik
swasta. Bilangan akaun pelanggan
kini
telatr meningkatdan25
sehingga melebihi 400.Bagaimanapun, kemerosotan
jualan
dan keuntungan padawaktu
kebelakanganmembimbangkan En. Rashid. En. Rashid tidak pasti kesilapan yang
telah dilakukan oleh JSB. Beberapa pembekaljuga
menyuarakan kebimbangan diatas kelewatan pembayaran oleh JSB.En.
John, Pengurus Pemasaran, telatrdiminta memberi
penjelasan kepada En.Rashid. En. John menyalahkan kemerosotan
jualan,
pembekalan yang seringkalitidak
lengkap ke pelanggan dan hantaranbalik
keluaran syarikat oleh pelanggan sebagai faktor kelewatan pembekalan.Selepas
membuat
penyiasatanawal, En. Rashid perhatikan
batrawa masalatr pengeluaran "bottlenecks" adalah menjadi perkara biasa.Ini mungkin
disebabkanoleh jadual
pengeluaranyang kurang
selarasatau
kekurangan bahan batran mentah yang sering berlaku. En. Rashid mendapatiinteraksi
antara ketua ketuajabatan
adalahtidak
memuaskan.Di
sampingitu,
bilangan akaun akaun yang tidak di jelaskan telah meningkat.Selepas mengadakan beberapa
perbincangan ad-hoc/tidak berjadual
dengan pegawai pegawaikanan,
En. Rashid berpendapatbahawa
sisteminformasi
yangsedia ada tidak dapat memenuhi keperluan semasa dan ia
haruslatr dipertingkatkan dengan segera.(a)
Anda baru dilantik
sebagai Penganalisa Sistem, terangkan pendekatanyang
sesuaibagi mengenalpasti
masalah yangjuga
berupaya membina satu sisteminformasi
yang dikehendaki oleh JSB.[
10 markah]
Apakah
jenis teknik
mengumpul datayang
sesuaibagi
JSB? Kenalpasti danhuraikan
satu kelebihan yang nyata bagi setiapteknik ini.
[
10 markah]
(c) Huraikan
beberapafaktor tingkahlaku (behavioral consideration)
yang pentingdi
fasa Analisis Sistem dalam JSB .I l0
markah]
(b)88
. - -)t-
I.
JayasamaSdn
Bhd (JSB) was set upin
1988 asa small importer.
The company engagedin the import and *ading
of pharmaceuticalproducts.
The sales wasmainly
made to pharmacies locatedin the northern region.
The company was aclcnowledgedas
oneof the leading
suppliersof the imported
medicines. The company has attained satisfactorygrowth in
term of sales andprofitability
over the years.Encouraged by good performance, En. Rashid, the owner has decided
to
expandits
business operationsby venturing into
the manufacturingoperation in early
1990s. Though En. Rashid is a Pharmacist by profession, he neverthelessdid not
have manufacturing experience other than his 6 monthspractical
experience as a government enforcementfficer
where hegot the
chanceof inspecting
afew mannfacturing plants. To counter his lack of manufacturing
experience, he engagedDavid
as Plant Manager.David
was hisformer
superior and hadjust
retiredfrom
the government services as a seniorfficer
afterservingfor
over 25years. Dnid
spent the last 8 yearsof
his
servicesmainly on
administrative dutiesand was
somewhatlefi
behindin
term of lmowledge on latest information technologt.During
theinitial
2 years of commercial production, JSB managed to achieve its projected performance.In addition
to serving pharmacies throughout Malaysia, JSB has also expanded its customer baseto
includeprivate
clinics.As a
result, number of customer accounts has increasedfrominitial
25 to over 400.However, recent
declinesin
sales andprofitability brt En Rashid
wondering what JSB wasdoing
wrong. Someof
the suppliersalso
expressedtheir
concern over delay infficting
poyments.John, the Marketing
Manager
was called in to brief En. Rashid. John blamed the drop in sales to late deliveries, frequent incomplete supply to customers and salesreturns. On
investigation,En.
Rashidnoted that production
bottleneclcs weredaily
routines, presumably dueto
lackof coordination
inproduction
schedulingor frequent shortage of raw materials. Rashid noted that interaction
among departmental heads arepoor. In addition,
there was alsosignificant
increase in overdue accounts.Following
several roundsof
ad hoc/
unscheduled discussions among the seniormanagers, En
Rashidfelt that
the existing computerisedinformation
system is unable to meet the current needs and thatit
has to befurther
improved on urgentbasis.
...4t-
-4-
AAW333
REOUIRED
(a)
Assume thatyou
are recently engaged asa
System Analyst, explainyour
approachin
identifying problemsfaced
by JSBwith a
view to develop an information system as required by JSB.[
10 marksJ
(b)
What typesof data gathering
techniquesthat would
behelpful
toJSB
?Identify one distinct advantage of each of the techniques
in
(a) above.I I0
marlaJ
(c)
Discuss somemajor
behavioral considerationsthat are important to
the System Analysis phase in JSB.I I0
marksJ
2.(a)
Edutext Sdn Bhd ( ESB ) mengeluar dan menjual buku buku teks untuk peringkatdarjah rendah di seluruh Malaysia. Syarikat ini
menerimahasilnya
daripadapenjualan buku bukunya ke stor stor buku. Untuk melayani
pelanggannya denganlebih
berkesanlagi, ESB telah
membahagikan kawasan pasarannya kepada6
daeratr. Setiap daeratrdiketuai oleh
Pengurus Jualan Daeratr( PJD
).Setiap PJD membuat lawatan
ke
pelanggan pelangannya mengikutjadual
yangditetapkan dan menerima arahan
pesananjualan daripada stor stor buku
berkenaan.Prosedur masakini ialah PJD
perlu
menghantar aratran pesananjualan
termasuk catitanbutir buku buku
teks yang dipesanterus ke Ibu
PejabatESB di Kuala Lumpur melalui Pos Laju. Untuk maksud
catatanjumlatr jualan, PJD perlu
mencatit namabeliau
bagi setiap arahan pesanan yang diterima.Semasa perjumpaan pamasaran baru baru
ini,
salah seorang PJD menyuarakan kelewatan penerimaan laporanjualan bagi setiap
daeratrdan
setiap keluaran.Akauntan
menjelaskan bahawa berdasarkan prosedurmasakini, laporan
hanyadapat disediakan dalam 4 hari. Adalah amat sukar bagi jabatan
beliau mengeluarkan laporan yanglebih
awal melainkanjika lebih
banyak kakitangandilantik.
Cadangkan
3 jenis altematif
rekabentukam bagi mengumpul
datajualan
danmengeluarkan laporan tepat pada waktunya.
[
10 markah ]90
...5/-
(b)
Sure-win Sdn Bhd ( SSB ) berdagang dalam makanan haiwan bagi kawasan utara.Walaupun mempunyai
peningkatanjualan, SSB masih
menghadapi masalahaliran
wang.Analisis
awaljelas
menunjukkan peningkatan akaunakaun
yang belum jelas bertambah dengan hebatnya. Sistem Akaun Belum Terima sedia ada yangdibeli
10 tahun yang lepas jelas tidak dapat memberi laporan yang cepat dan tidak dapat memenuhi keperluan SSB sejajar dengan peningkatan jualan.Seorang
penjual runcit komputer
tempatantelah
menawarkansatu
cadanganpakej komputer dan perisian yang menyeluruh. Pakej ini dikatakan
dapat menyelesaikan segala masalah SSB.Anda adalah dalam proses merekabentuk Sistem Akaun Belum Terima.
Apa
katt reaksi anda terhadap tawaran penjual runcit komputer berkenaan ?[
10 markah]
(c)
Sebuatrmini
market telah memasang "point-of-sales register"baru baru ini. Ia kini
bercadang untuk mengadakan satu prosedur yang efisien untuk menguruskanstok stok
danuntuk
membuat pesananbelian
apabila diperlukan. Terangkan 2 alternatif rekabentuk bagi membolehkan syarikat mencapaiobjektif di
atas.[
10 markah ]2.(a) Edulext
SdnBhd (
ESB )producesand
sellsPrimary textbooks
throughoutMalaysia. The
company generatesi/s main
revenuefrom sales to individual
boolcstores. To serve its customers effectively, the comparry hasdivided
its salesterritory into
6 districts. Eachdistrict
is headed by adistrict
sales manager. Thedistrict
sales managersroutinely
visittheir
respective customers and takes sales order directlyfrom
these boolutores.The present procedure is
for
thedistrict
sales managerto forward
eachof
the salesorder detailing
itemised textbooksto
ESB headffice in Kuala Lumpur
bydaily courier
seryice.For
sales recordingpurpose, the disftict
sales managerwrite
hisor
her name each of the sales order.At the
recentquarterly Marketing Meeting,
oneof the district
sales managers highlighted the delay in gettingthe
summary of salesfor
eachindividual district andfor
each product/
textbook. The accountant explained that under thecurrent
system,it
usually takes 4 daysfor
his department to complete thepreparation
and there is no way to getearlier
report unless morestaffis
employed.Suggest
3 general
design alternativesfor collecting
salesdata
and produces sales reports in a timely manner.I I0 marlaJ
...61-
9t
-6-
AAW333
(b) Sure-win
SdnBhd
(.S,SB) is
engagedin the trading of
animal feedsfor
thenorthern region.
Desptte stgniJicantsales
improvement, SSBcontinue
toface severe cashflow problems. On preliminary analysis, it was noted
overdueaccounts has increased tremendously. Apparently, the present
Accounts Receivable system,which
wasbought "
off-sfts-sheU" I0 years
ago,failed
toprovide
timely and desired reports in line with the sales improvement.A
local
computerretailer
came to lotow of the requirements and proposed tooffer a
completeall-in-one
computerand
sofiwarepackage that will solve all
the problems.You are
in
the process of designing an Accounts Receivable System. What isyour
response to the computer salesman
[
10marluJ
(c) A small mini
marlcet has recently installed point-of-sale registers.It
now wishes to developfficient
proceduresfor monitoring
its inventories andplacing
orders whenever necessary.Briefly
describe 2 major design alternativesfor
the company to achieve its obiectives.I I0
marksJ3.(a) Implementasi Sistem merupakan salah satu aspek penting dalam
prosespembangunan sistem. Pelan implementasi sistem diperlukan
untuk
memastikan kejayaan implementasi sistem.Huraikan
secararingkas
apakahaktiviti aktiviti
utama dalam pelan tersebut.
[
5 markah]
(b) "Outsourcing"
merupakansalah satu cara untuk memperolehi
sesuafu sistem informasi.Bandingkan
manfaat dan kebunrkannya.[ 5 markah
]
3.(a)
Systems implementationis
oneof
the mostimportant
aspectsof the
systems developmentprocess. Critical to
successin
systems implementationis
the needto establish a
systems implementationplan. Outline major activities in
the systems implementation plan.[
5 marksJ
(b)
Outsourcing is another way to acquire an information system.Compare and contrast
the
benefits and disadvantages of outsourcing ?[
5 marks]
...7t-
92
4.(a)
Pihak pengurusan meminta keterangan anda mengenai kebaikan dan keburukan"Custom Software" dan "Canned Software". Jelaskan.
[ 5 markatr
]
(b)
Prototype digunakan dalam proses pembangunan sistem. Jelaskan dalam keadaan manakah ia adalah sesuai digunakan.[
5 markatr ]4.(a)
Your management requestsyou to
explain the advantages and disadvantagesof
Custom Sofiware and Canned Software ? Explain.
[
5 marks] (b)
Prototypeis
used in the systems development process.Under what conditions is protyping suitable to
be
used.[
5 marks]
5.(a)
Anda dikehendaki menyediakan satu"Analytic
Flowchart" berdasarkan prosedur- prosedur berikut berhubung dengan penerimaan pesananjualan
:"Apabila
menerima pesanandari pelanggan,
JabatanPesanan
menyediakan 4 salinan pesananjualan.
Kesemua4
salinan pesanan dikemukakanke
Jabatan Penghantaran.Salinan keempat dilampirkan bersama dengan barangan
dan senaraibungkusan
dania
dihantar kepada pelanggan. Salinan kedua pesananjualan dikembalikan
kepada Jabatan Pesananuntuk difailkan mengikut
tarikh.Salinan ketiga disimpan oleh
Jabatan Penghantarandan difailkan mengikut tarikh.
Salinan pertarna dihantar ke Jabatan Pembayarandi
mana 3 salinan inbois disediakan. Salinan pertamainbois di
hantar kepada pelanggan, salinan ketiga dihantar kepada Jabatan Akaun Belum Terimadan
salinan keduadifailkan."
[
10 markah]
(b) Anda telah
menyertai sebuah syarikat pengeluaran bersaiz sederhana. Syarikattersebut adalatr lebih menggunakan tenaga pekerja. Untuk
menghadapipermintaan jualan yang banyak, syarikat telah meningkatkan
pengambilan pekerja baru. Bagaimanapun, bilangan kakitangangaji (payroll
personnel) tidak
berubah.
Ini
telah mengakibatkan kelewatan dalam pengiraan cek gaji.93
...8/-
-8-
AAW333
Pihak pengurusan mengaahkan
andauntuk
membuat satutinjauan ke
atasperkara tersebut dan mencatit aliran dokumen berkenaan dengan
proses penggiraangaji. Ini
bertujuanuntuk
memperbaikiinformasi
sistemyang
sediaada dari segi
mempercepatkan proces pengiraangaji dan
mengeluarkanlebih
banyak laporan pengurusan. Selepas bertemujanji
dengankakitangan
JabatanGaji,
anda telatr membuat tinjauanberikut
:"Pengiraan
gaji
adalah berdasarkan kad kad masa (time
cards ) yangdicatit
bagi setiap pekerja. Pada akhir setiap bulan, semua jabatan akan menghantar kad masapekerja ke
JabatanGaji.
Selepas menerimakad ini,
kerani pengiraangaji
akan mencatitmaklumat
dalamkad kad
masa berkenaanke dalam fail gaji unnrk
di proses.Sebelum
fail gaji di
proses, kerani penggajian akan menerima data pekerja yang dihantar oleh Jabatan Sumber Manusia pada setiapakhir
bulan. Data tersebutdi
kemaskinidi
dalamfail gaji.
Data tersebut diproses. Cek cek bagi semua pekerja dikeluarkan.Sistem
juga
mengeluarkan beberapa laporan pengurusandan
laporan potongan cukai untuk Jabatan Hasil DalamNeseri".
(iD
Sediakan
satu gambar rajatr konteks ("context diagram") bagi
sistem prosesgaji
yang sedia ada.[ 4 markah
]
Sediakan satu gambar rajah aliran data
(DFD)
bagi mencatitkan dokumen berkenaan dengan pemerosesan gajidi
atas.[ 6 markah
]
5.(a)
You are required to prepare aAnalytic
Flowchartfrom
thefollowing
descriptionof
proceduresfor
accepting a sales requestfrom
a customer:"Against receipt
of a
customer'sorder, the Ader
Deptprepares 4
copies salesorder.
The entire 4 copies are for-vvarded to the Shipping Dept. Copy 4 is attached to goods as apacking
list and send to customer. Copy 2 of the sales order returnsto
the Order Deptfor filing
by date. Copy3
is kept by Shtpping Dept andis for fiIling by date. Copy I
goesto Billing Dept where 3
copiesof invoices
are prepared. Invoice copyI
isforwarded
to customer and copy 3 goes tp AccountsReceivable Dept. and copy 2
for filing "
I I0
marluJ
(D
94
...91-
(b)
You have recentlyjoined
a medium size manufacturingcompany.
The companyis labour intensive. To support
enormoussales
demand,the company
hassignificantly increased its
employeesintake. However, number of payroll
personnels
remains
unchanged..As a result, there
appearsto be
unnecessary delay inpreparation ofpayroll
cheques.Your
Managementhas
directedyou to review the matter and
document thepayroll
processingwith
a viewto
improve existing information systemin
termof
faster
payroll
processing and generation of more management reports.Following severol interviews with personnel department, you have the following
observation:
"Payroll
computation is based on time cards recordedfor
each employee.At
theend of
eachmonth,
respective Departmentswill
sendall time cards of their
department's employeesto Payroll Dept. Upon receipt,
thepayroll clerk will
enter time card information into a payroll
file for
processing.Before
payroll file
is processed,payroll clerk will
receive up-to-date personneldatawhich
was sent by the Human Resource Department at each month end. Thedata is enter into
thepqtroll file.
Thedata are
then processed.All individual
employees pay cheques are generated.The system
also
generates several managementreports and a tax
deductionreportfor
Inland RevenueBoard. "
REOUIRED
(,
Prepare a contextdiagramfor
the currentpqtroll
processing system(i,
Prepare aDFD
to document the abovepayroll
processing[
4 marl<sJ
[
6 marksJ
---ooo000ooo--
95